資料や説明書はどのアプリで作成を始めるか

資料や説明書の作成前にどのアプリを使うか悩む方へ、用途別に解説します。

Registered 2022.04.30 Update 2023.05.21  自己防衛:必須なIT知識とQ&A

目次

まずは内容を全部書き出すべし

いきなりWordを起動して作成を始めてもいいのですが、その資料は文章が主体ですか？

何を書くのか、誰に伝えるのか、読み手が読みたいと思う順番で文章構造を構築出来ているか、具体的に決めることを推奨します。

最初に「資料や説明書は最初から完璧を目指さず、思い付きの書き出しから始める」を参照し、レイアウト設定を行うの前まで情報を整理してください。

作成アプリの種類

文書主体ならWordなどの文書作成アプリ

基本的にMicrosoft Office Wordなどの文書作成アプリを使ってください。

尚、Wordに画像を埋め込んでサイズ調整などの加工を行うと、加工済み圧縮ファイルになります。

可能な限り取り込む前のオリジナルデータは保存してください。修正時や外注時に必要です。

Excelで作成、最後にPDFでまとめる

ページいっぱいに分析結果などを表示するときはExcelが便利です。

Excelで作成してWordに埋め込んでも構いません。

ただし、リンク設定せず埋め込んだ表をWord上から修正しても、元のExcelの数値は変わりません。

数値がグラフに連動している、または別ファイルと連動している場合は、必ず「リンク」を設定した配置を行ってください。

wordにExcel表をリンクして貼り付け

ファイルごとに数値が異なる謎報告書に巻き込まれた側としては、ファイル管理できない人は疫病神です。

スライドや動画多用ならPowerPointがおすすめ

Excelにオブジェクト配置すると、作業画面、印刷プレビュー、出力プリンターによって配置ズレ幅が変わります。

WordやPowerPointは比較的ズレ幅が小さいです。

PowerPointはスライド作成アプリなので、長文を必要としないものはWordより使い勝手が良いです。また、動画の埋め込みも簡単です。

問題は標準スライドサイズがA4ではないこと。

WordやExcelの資料と合わせるときは、A4サイズになるようにPDF化することをお勧めします。

画像の上に絵や記号、テキストを載せたいときは画像加工アプリを使わない

画像加工アプリで行う加工は、色の修正、不要部分の削除など、画像そのものの修正でとどめてください。

画像の上にオブジェクトを置きたいときや枠加工などは、Wordなどに配置した後に行ってください。

先に余計な加工をすると再利用の邪魔になります。

PDF化してまとめる、オリジナルファイルの重要性

複数のファイル形式が混ざるときは、最終的にPDFでまとめると面倒がありません。

ただ、PDF化する前のオリジナルで修正が必要になるので、最終データの管理には注意してください。

資料や説明書の作成アプリのまとめ

データの内容によって作成アプリを選定しましょう。

オリジナルファイルは劣化の少ない状態で保存すると、再利用時に問題が発生しにくいです。

「テキストデータがあるよ」と言われて受け取ったのが、画像をスキャンした低解像度のPDFだったときは「自分でテキストはしてください」と思いましたね。


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