Registered 2022.01.10 Update 2023.05.21 自己防衛:必須なIT知識とQ&A
メールアプリには、同一文章を複数人へ一括送信する「同報メール」機能があります。
ただ、一歩間違った使用をしてしまうと人間関係に悪影響を与えます。
例えば、5人で1つのグループを作ったと仮定します。グループ名はお局集会。Aさんはアドレスを用途毎に細かく分けていますが、Bさんは1つのアドレスのみで全てを行なっています。その他にCさん、Dさん、Eさんがいます。
Aさんはお局集会用とBさんとの個人的お付き合い用のメールを使い分けています。
ある日Bさんがお局集会全員にメールを送りました。アドレスはすべてTO欄に入れました。数分後、Aさんから激怒した内容のメールを受け取りました。理由はAさんのお局集会用アドレスではなく、Bさんと個人的に通信していたアドレスに送ったからです。このため、Aさんはお局集会の他の3人にも個人利用のアドレスを知られてしまいました。その後のAさんとBさんの人間関係は以前ほど良くないそうです。
この話は、実話をもとにしてます。
メール作成画面には「TO（宛先）」 「CC（カーボン・コピー）」 「BCC（ブラインド・カーボン・コピー）」があります。
「TO」には複数人のメールアドレスを指定できるので、同報メールを送ることも可能です。しかし、受信先のメールヘッダの「TO」に、入力した全てのメールアドレスが表示されます。
メールアプリにもよりますが「グループ」というものをアドレス帳に作成できます。この機能を使えば1グループ内に登録した多数のアドレスに一括送信できます。
ただ、「TO」や「CC」にグループ名を入れた場合、受信先のメールヘッダに自分が送った全員のアドレスが表示されるので、互いにアドレスを知っている人物同士の送信以外は「BCC」で送信してください。
「TOに送信するメールのコピー」をCCに入れたアドレスに送信する機能です。「返事は不要な確認のメール」という意味があるそうです。グループと同じく受信先のメールヘッダに自分が送った全員のアドレスが表示されます。
こちらもCC同様会社関係でよく使う機能でしょう。
多数のアドレスに一度に同一文章を送信でき、全受信先のメールヘッダではBCCへ入れたアドレスは表示されず、「TO」欄のアドレスのみ表示されます。
そのため「BCC」欄に設定された人は自分がBCCで受信したことがわかります。メールの内容によっては使用しないでください。
こういう場合はしかたがないので、本文のコピーで複製を作ってはいかがでしょうか。ただし、「TO」欄に複数人を指定すると、受信先のメールヘッダに全てのアドレスが表示されるので、1通1通丁寧に地道に作成する必要があります。もしくは、同報メール専用アプリ等をご利用ください。
「TO」 「CC」 「BCC」の一般的な使い分け例を挙げてみます。会社で講習会をすると食いつきがいいので、この内容はビジネスの現場で必須知識なのでしょう。
以上が一般的に会社で使われそうな例でしたが、あまり複雑なことはできません。
例えば、部下Aと部下Bには自分しか送信されていないと認識させたいが、上司Cには部下A及び部下Bに送信されたメールのコピーを送りたい。そして上司Dには部下A、部下B、上司Aに送信されたことがわかる様にしたい。
書いている私が混乱してきます。こんな面倒なことをしたいならWordの差し込み印刷機能を利用してはいかがでしょう。あとは同報メール専用のアプリを探すかですね。
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