biboma»自己防衛

Registered 2022.01.10

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メールの転送機能

自身に来たメールを第三者にそっくりそのまま転送することができます。

大抵のメールアプリでは受信したメール本文を表示し、「転送」ボタンを押すと件名に「Fw:●●●(元の件名)」、本文に該当メッセージのコピーが表示されます。

「Fw:」は英語のForward(転送する)からきた言葉で、メールの場合は転送であることを示しています。

あとは送信先欄にアドレスを打ち込んで送信するのですが、気を付けることがあります。

転送メールは余計な加工をしてはいけない

転送する本文の最初に、転送先の方へあいさつ文等を入力するかと思います。

このときやってはいけないとされる注意事項があります。それは転送文章を省略したり概略を記述をすると問題ありということです。

余計な文章があって長ったらしい時など省略したくなる衝動に駆られます。

また、自分的には良かれと思い最初に「概略」を入力したいと思うこともあるでしょう。

でも、省略した文言に含まれたニュアンスが消え、概略が誤った受け取られ方をする危険があります。

そのため「そっくりそのまま転送する」が基本です。

尚、何か書きたい場合は以下の例程度に収めるのが良いでしょう。

●●部●●様
▲▲社の▲▲▲様よりXXXの件でメールが来たので転送します。
なお、XXXは20YY.MMに納品しています。

システム管理部 びぼま←自分の所属と名前
---------------------
(以下転送機能で表示された原文そのまま一切加工しない)

誰から何の用件できたメールなのかを3行以内で書きます。再注文やトラブルの場合は最終納品日が分かるなら入れてOK。

あなたのところにメールが来るってことは、今後、あなたが転送した相手からあなたに対し、何らかの問い合わせをする可能性があります。そのため、必要な情報は入れても可だろうと思います。

ただし、相手によって余計なお世話のこともあります。さじ加減が難しいですね。

転送メールのまとめ

基本的に要約文は禁止。そのまま無加工で転送することをお勧めします。

追記が必要な時は先方のメール本文に入れず、あなたの本文に追記してください。

転送することが目的なので、あなたのメッセージは基本的に不要です。長文を追記するなら、別途メールを送ってください。

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