考えさせない資料づくり・デザイン-biboma

詐欺ではありません

納期が迫って連日詰めて仕事をしているとき、「後で読んでもかまわないであろう社内回覧」なんて読みたくないでしょう。

むしろそれどころではない、空気を読め。そんなことを思うでしょう。

だがしかし、回覧を作成した方は「今読んでもらうもの」を作成しているわけで、3分程度の時間くらい作れ、なんて思うかもしれません。

だから「余計なことを考えさせない、一目見れば概要のわかるものを作る」ことが必要になります。

考えさせない資料の作り方

大まかに書くと以下の通りです。

ぺージ跨ぎに注意する。可能なら同一項目を1ページに収める。

流れが一目でわかるフロー図、状況がわかるイラストなどを多用する。

数値は可能な限り図表やグラフに置換し、重要な部分だけ大きな字や太字にする。

数式があるときは、「公式」「公式に数値を当てはめたもの」「単位付きの答え」を書く。

見せたいけどパッと見で認識させたくないものは、本文より1pt小さな字か黒文字にする。

「書いてなかった」を回避するため、必要な事柄は小さな文字でもいいから入れる。

根拠となる数値は表にまとめる。文字サイズは小さくなってもOK。ただし、全部入れる。

考えさせない資料づくり・デザインまとめ

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この書き方は建設コンサル勤務時代の報告書を元に、一般の文書でも使えそうな部分を挙げました。

当時の部長曰く、「効果的に使うと、先方から余計な突込みを受けずに済み、報告書がすんなり通る」とのことです。

図表で重要部分を見せ、先方に理解した振りをさせ、その場で余計な部分は認識させない。でも、すべては報告書内にあり、後で文句を言っても詳しく見ていないほうが悪いと言い張る。

いや、詐欺でしょう。って当時は思いましたけど、処世術ってやつなんですかねぇ。