資料や説明書は最初から完璧を目指さず、思い付きの書き出しから始める

Registered 2022.04.30 Update 2023.05.21  自己防衛:必須なIT知識とQ&A

目次

• 何をやりたいのか、何が必要なのかの洗い出し
• 項目を整理する
• タイトルを書き出し、文章の構造（骨組み）を構築する
• Wordなどの文書作成アプリで原稿を書き出す
• タイトルやキーワードに個性を出したい時の典型的なアイデア出し
• 校閲・推敲で気にしたい部分
• 表やグラフを使うと情報を探しやすい
• 画像や動画を使った説明は必要か
• レイアウト設定を行う
• もう一度校正、校閲、推敲を行う
• 共有するデータ形式を確認する
• 資料作りのまとめ

何をやりたいのか、何が必要なのかの洗い出し

資料や説明書の作成において、最初は「タイトルから書き出さない」、「文章を書こうしない」ことが重要です。

ただ、思いついたことを書き出すだけです。

とにかく書き出してください。関連が無いとか余計なことは考えなくていいです。後で整理するので、気にせず書き出してください。

書き出す手法はいろいろありますが、一般的なのは以下でしょうか。

• 単語や短文を箇条書きするGTD式
• 付箋１つに１項目を書き出すアナログ式
• 用紙の中央に議題を書き、連想を枝分かれ形式で書くマインドマップ

どんな手法を使っても構いませんが、すべて書き出すことは難しいので、時間制限を設けて書き出すことをお勧めします。

出し切ったと思ったところで区切るのも有りですが、そのさじ加減は難しいですね。

尚、ここで全部かけなくても、いつでも追加修正できるので、気軽に行いましょう。

項目を整理する

書き出した情報をグループ化してください。

• 重複したものは後で整理できる。無理に削除せず残してもOK。
• 資料とは無関係の夕食の献立などは「無関係グループ」に放り込む。
• 足りないものは追加。

ここでは現時点での資料作成に必要な情報をまとめると考えてください。

尚、資料は何度も修正して最終版が出来上がるので、この段階で完璧を目指す必要はないです。

タイトルを書き出し、文章の構造（骨組み）を構築する

項目整理が終わったらグループが出来上がります。

1. グループ名を章（見出し1）にしてください。
2. グループ内からキーワードを探し順番に並べてください。
3. 内容が似たものは一緒にしてください。
4. 重複したものは削除してください。
5. 不要なものは除けてください。後で追加するかもしれません。
6. 節（見出し2）、項（見出し3）、目（見出し4）、その他キーワードの順に並べてください。
7. 章をグループ化すると部ができます。

この段階で部、章までは固定してください。

節、項、目は最後まで配置移動の可能性があります。気張らずに作業をすすめてください。

ちなみに、冊子制作で最終校の一歩前で節が他章に移動とか、稀にあります。

構築方法1.読み手が読みたいと思う順番で文章構造を構築する

目的に合った順番を考え、構成しましょう。

• ビジネス文書は結果や結論が最初にくるだけじゃない。
• 手順書は「基本操作」、「応用操作」、「困ったとき」など用途別に分ける。
• 講習会資料は説明する項目のリストを最初に持ってきて、内容をざっとわかるようにすると睡眠学習を予防できます。

構築方法2.問題改善の資料作りは様式がある

ビジネス文書はたくさんの様式があり、問題改善（案）の資料にも一般的なものがあります。

1. 現状起こっている問題を具体的に
2. 問題を解決したときに得られるメリット、実施目標、成果
3. 解決策、手段、方法
4. コスト
5. 実施スケジュール
6. 添付資料

だいたいこの順番で書けばOKです。迷ったらこの順番で項目を整理してみましょう。

Wordなどの文書作成アプリで原稿を書き出す

資料を作る人は内容を把握しているので初めて読む人でも理解できることを意識して記述しましょう。

• 「部、章、節、項、目」を書き出す
• まとめたキーワードを文章化
• リスト化や表組は後でもOK
• 画像や動画は内容と挿入場所を決める
• 検索性を考慮する

最初に全体のレイアウトを決めると後で積むので、まずは単純に「部、章、節、項、目」を書き出してください。

次にキーワードの文章化をします。短文でも長文でも構いません。キーワードからの書き出しに順番は関係ありません。後から組み替えるので気にせずガシガシ作業を進めましょう。

後で肉付けしつつ、リストや表と合わせていきます。

表や画像づくりも後回しでOKですが、挿入場所は決めてましょう。

文章を書くときは推敲など気にせず、ガンガン書く

文章は全部書けてから校正・校閲・推敲の流れで手直ししていきます。

書きながらできる人もいますが、書いた後に読み直すので初めはアイデア出しと思って勢いよく書いてください。

誤字脱字も後で直せばいいです。

校正

誤変換や打ち間違いを確認することです。原稿があればそれと合っているかの確認も含まれます。

Wordの機能で多少の誤字や同じ言葉の書き方違いをチェックしてくれるので、積極的に利用しましょう。

人の目で見て、声を出して読む手法も有効です。

校閲

内容の矛盾点、用語や固有名詞の誤用、文法上の誤りなどを確認してください。

人の目でチェックする部分なので、時間をかけてください。

文体の統一

• ですます調、だである調に統一し、参考図表などもこれに従う。
• 単語、字送りや漢字の統一を行う。
• 項目などの出現順序（氏名、年齢、職業など）を統一する。
• カタカナ用語末の長音表記を統一（プリンタ、プリンター）
• 無駄な空白、TABは使わない。
• 横書きの英数字は「半角英数」。
• 縦書きの英数字は「漢数字」又は「全角英数字」。

言葉を間違えない

• 国語事典、漢和辞典、広辞苑、類語辞典、用字用語事典など辞書を使う（WEBで調べる）。
• 英語のカタカナ用語、サービス名などは要注意。
• 覚え間違いに注意する（○うろ覚え、×うる覚え）。

不正確な内容は書かない

ネットで調べただけの情報、未調査・未確認情報は書かないほうがいいです。

また、マニュアルの場合は古くから使われている言葉で業界認識用語のこともあるので、勝手に変えないように。

引用・出典を明らかにする

参考資料・文献などは該当ページの下部や章の終わり、巻末に出典一覧を設けること。

また、引用と出典も書き方を統一すること。

推敲

文章表現を見直し、読みやすいか、分かり易いか、他の表現に置き換えるなどを行います。

小説や自分の思いを詩的に表現する必要が無い場合、飾りすぎない「読み手に分かり易い文章」が重要です。

読み手の立場に合わせて文章を書くと読まれやすいですね。

一人ではなく複数人で行うと効果的です。

尚、作文は5W1H（When,Where,Who,What,Why,How）、ビジネスは6W2H（When,Where,Who,What,whom,Why,How,How much）と言われます。

項目	作文	ビジネス
when（いつ）	○	○
Where（どこで）	○	○
Who（だれが）	○	○
What （何を）	○	○
Whom（誰に）	（無くてOK）	○
Why（なぜ）	○	○
How（どのように）	○	○
How much（いくらで）	（無くてOK）	○（重要）

ビジネスでは特に責任の所在を示す「誰が、誰に」と金額を示す「いくらで」を欠かすことができません。

誰に向けて、どのようなものを提供するか。文章の目的を明確にすること。

タイトルやキーワードに個性を出したい時の典型的なアイデア出し

資料等の作成などで「目を引くタイトル」などを付けたいが、思いつかない。そんな時は以下のような方法を使う人もいます。

1. 目をつぶって関連本を開き適当に指を指す。
2. 適当な関連Websiteを開いて同様のことを行っても可。
3. 指先近くの名詞からキーワードを拾う。

全然違うジャンルから持ってくるとバリエーションも豊富になります。

それが難しいときは、関連本またはWebsiteの見出しから視点を変えたタイトルを3つ作ってみる方法もありですね。

校閲・推敲で気にしたい部分

一読して「なに？」となった箇所は見直し

書いた本人が一読でわからない部分は、読み手にとっても意味不明です。

読み進めて「そういうことか」は推理小説でお願いします。

短い文中の動詞又は助動詞は1つがいい

短い文章中に動詞や助動詞が複数あると、一読では分かりにくいです。

改行や段落分け、書き直しを推奨します。

擬声語、擬態語、カタカナ用語はTPOをわきまえる

擬声語、擬態語、カタカナ用語を多用すると日本語書けって言われます。

句読点（句点[。]、読点[、]）の打ち所。言いたいことを一杯詰め込まない。

句点は文章の終わり入れます。読点に厳密なルールはありませんが、位置が変わるだけで全く意味が変わることがあるので、読み手に誤解を与える表現にならないように気を付けましょう。

• 文の切れ目
• 語句を並べるとき
• 誤読を避けたいとき
• 節の間
• 前置き節、語句を区切るとき
• 挿入された節、語句を区切るとき
• 主語を明確にしたいとき
• 装飾語を明確にしたいとき

また、句点又は読点までに言いたいこと詰め込むと、何を言いたいのかわからない文章になります。

接続詞を統一する

• また、さらに、そのうえ
• しかし、ところが、でも、反対に
• なぜなら、というのも
• その結果、それゆえ、つまり、したがって
• ところで、一方
• なお、ちなみに

私は勢いで入力するので、このWebsite中で統一していません。いつか整理する予定です。

表やグラフを使うと情報を探しやすい

資料や説明書は文学作品ではないので、長文以外の手法を積極的に使っていくことをお勧めします。

• 短い文章のまとまりを「リスト化」すると読みやすい。
• 数値はグラフ化すると情報を把握しやすい。
• 表形式が合う情報は迷わず表組。
• 説明画像や再生時間の短い動画は、使い方次第で効果を発揮。

長文を見ると読む気をなくす人には、情報をブロック別にまとめて配置した資料が好まれます。

ざっと目を通せる資料には余白が必要なので、紙面設計も重要です。

画像や動画を使った説明は必要か

文章だけの資料は読まれない傾向にあります。

内容にあった図表があり、読み流しても意味が通じるものが好まれます。操作ガイドの動画はあっても良いですが、再生時間が短くないと視聴されません。

表やグラフが無いなら、ネットのフリーイラストを適度に配置してもOKです。

操作説明書の文章はトラブルが起きるまで読まれないので、スクリーンショットに作業順番を書き加えるだけで十分なこともあります。

しかし、スクリーンショットと実際の画面がわずかに違っただけでパニックを起こす人も存在するので、要注意です。

「誰かに聞けばいい、押し付ければいい。ゆえに説明書は読まない」という人が多い割に、書いていないと文句を言われます。必要なことはすべて書くとしても、気合の入ったものは必要ないですね。

レイアウト設定を行う

文章があらかた書き出せたところで見た目（レイアウト）を組んでください。

• 統一感（フォント種類とサイズ、インデントの位置、行間隔など）
• 配色は色数を絞る
• 画像、表、動画の作りこみと差し込み

フォントサイズは読む人の年齢構成を考慮しますが、満遍なく年齢がいるなら、紙面上の本文は11ptを目安にするとよいでしょう。

当Websiteは本文が16ptを使っていますが、Webだからです。紙上で16ptを使うとページタイトルと錯覚するくらい大きい文字なので、A4用紙の書類の本文には適しません。

色数の多い資料は読み手の気が散る要因です。色付けが難しい人は3色（黒、赤、青）と太字と罫線がおすすめです。

余白を入れるための画像は内容に即したイラストを配置してください。

全体をチェックし、情報の過不足と行間などの余白を修正してください。余白は読みやすさに直結します。

資料の最初に最終更新日、ヘッダーに資料名、フッターに現在のページ数と総ページ数があると親切です。

もう一度校正、校閲、推敲を行う

文章だけでなく、挿入した図表などの内容もチェックしてください。

冊子作成等の仕事中に入稿データで気になるのは以下のものです。

• 目次の項目やページ数が、実際の原稿と異なる。
• 「XXページ参照」のページが間違っているから参照先を探せない。
• 説明文章と表やグラフの数値又は項目名が違う。
• 表と対になるグラフの数値が合わない。
• 人名漢字がページによって異なる。特に漢字のバリエーションが豊富な「斉藤さん、高橋さん、渡辺さん」、辻さんなどの「2点しんにょうと1点」は要注意。
• 送り仮名が出てくるたびに異なっている。
• プリンター、プリンタなど表記が複数ある。
• 手書き原稿が読めない。特に癖字が問題。シ、ツを使い分けしないから解読難易度が高い。
• 挿入画像やQRコードなどの解像度が低すぎる。QRコードがスマホで読み取れない。
• インデントや項目の書き方が、原稿担当者によって異なる。

共有するデータ形式を確認する

Office製品、Googleのドキュメントやスプレッドシート、テキストファイルなどファイル形式は様々です。

複数人で作業するときは、ファイル形式を統一しましょう。

また、高解像度の画像、eps形式など劣化の少ないオリジナルデータは確保しましょう。修正や外注時に必要です。

資料作りのまとめ

一般的な実務では「思いついたことの書き出し」から「レイアウト設定」まで行った段階で原稿と思ってください。

作成したものは半日から１日ほどの時間を空けてから再度、内容をチェックしてください。

目を通すと手直しする箇所が出てきます。時間の許す限り手直ししてください。

一人では見落としがあるので、自分以外に作成にかかわる人がいるなら、その方のチェックも受けてください。

関連ページ

• 資料や説明書は理解できる表やグラフ、画像や動画を使う（文字は読まれない）
• 資料や説明書はどのアプリで作成を始めるか
• 自己防衛»レポート、プレゼン、報告書など