Wordで作った様式にExcelデータを差し込む

宛名印字等をするとき住所録などはExcelで作成し、様式はWordで作成してExcelデータを流し込む方法があるので、その解説です。

Registered 2022.09.09 Update 2023.05.21  技術習得:業務系アプリQ&A,独自開発

目次

Wordの様式にExcelデータを差し込む

以下では年賀状の宛名印字をサンプルにすすめていきます。

1.宛名面ウィザードから様式を選択し、Excelを読み込む

Wordを開き、[差し込み文書]タブ→[作成]→[はがき印刷]→[宛名面の作成]でウィザード画面が表示されます。
画面の指示に従い手順をすすめ、[完了]ボタンをクリックすると様式画面が表示されます。

差し込む住所録は、先にExcelなどで作成しておきましょう。

宛名面ウィザードの操作

2.表示を確認する

[差し込み文書]タブ→[結果のプレビュー]で差し込んだ情報を確認してください。
全体のフォント種類や文字サイズの調整はこの時点で行なってください。
データを書き出すと1件毎に個別編集になるため、今のうちに様式を確定してください。
後で全体の名前フォントを変えたいとなったとき、手動ですべての名前フォントを1つ1つ変更することになります。

3.別途Wordファイルに、1件1頁になるようにデータを書き出す

[差し込み文書]タブ→[完了と差し込み]で[個々のドキュメントで編集]を選択し、すべてのレコードを指定してください。

4.個別に編集する

様式が適用されたファイルが開きます。以降は通常のWord操作で修正を行ってください。
この状態になるとページごとにすべてバラバラになっているので、「名前のフォントを全体で変更したい」はすべて手動で行うことになります。数件でも面倒です。

印刷

[印刷]ボタンからプレビュー画面を見ると様式の背景画像はなくなり、実際に印字するデータだけが表示されます。

Wordの差し込み印刷の注意事項

データがリンクしている時にデザインを確定してください。
該当データを別ファイルに書き出した時点でリンクが切れ、個別のオブジェクトになり、全体修正では手間がかかります。

差し込む住所録は情報を整理しておきましょう。郵便番号を間違えた、あの人は引っ越しているなど先に直しておくと後で楽になります。

通常のWordより動作が重くなることもあるので、急がず余裕を持った操作をしてください。



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