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Registered 2022.09.09

目次

Excelで住所録等の差し込みデータを作成する

  1. 任意のExcelファイルのシートに、1行目に項目名(結合処理はしない)、2行目以降に住所などのデータを入力してください。
  2. セル内で改行してはいけません。
  3. 空の行は作らないでください。
  4. この段階で表記の統一(ハイフンと長音記号、英数字の全角と半角、数字漢数字の表記)をすると後で楽ですが、後でInDesign上でもできます。
  5. CSV形式「CSV(コンマ区切り)(*.csv)」でデータシートのみ保存してください。

InDesign上での操作

以下は「Excel住所録を使い、InDesignで洋2封筒の宛名印字をする」時の操作方法です。
はがきの宛名やその他の差し込みはこれを応用すればできます。

  1. InDesignで様式(文字ボックス)を作成してください。データ取り込み後に数字等の置換をするので、郵便番号のみ別レイヤに作ること。
  2. メニュー[ウインドウ]→[ユーティリティ]→[データ結合]をクリックしてください。
  3. 表示されたウインドウ内の手順に従い、先程作ったExcelデータを読み込み[データ結合画面]の項目名を文字ボックスにドラッグ&ドロップしてください。
  4. プレビューで差し込み状態を確認しながら、様式の微調整をします。プレビューの矢印をクリックすると順次データを送って表示します。宛名個別に直す必要がある箇所はここではせず、別ファイルにメモしておくと良いでしょう。
  5. 大体OKなら[データ結合]→[結合ドキュメントを作成]をクリックしてください。
  6. 「結合ドキュメントを作成」ウインドウが開くので、各種設定を行い、[OK]ボタンをクリックしてください。
  7. 新規に別途InDesignファイルが開くので、データが差し込まれた状態になったことを確認してください。
  8. 名前を付けて保存してください。

InDesignで宛名印字の例

1件毎の修正

1.ドキュメント全体の置換作業

一括で変更できる部分は以下のとおりです。

2.1件毎に修正する箇所

一括変換できなかった文字のはみ出しや特殊文字の修正をしてください。

印刷する

InDesignファイルをPDFに書き出し、プリンタ等ではがきや封筒などに出力してください。

なお、封筒やはがきに歪みがあると紙詰まりし易いです。
複合機でトナー使用かつ両面印刷時は、片面印刷後に極力歪みを取り、少量ずつ印刷することを推奨します。

テキストフレームの連結との違い

InDesignは別ページのテキストフレーム同士を連結することができます。これにより冊子のテキスト流し込みが便利になります。
これを流用して上記までの差し込み印刷と似たものが作れます。

  1. InDesignで宛名面の様式を作る。
  2. [スプレッドを複製]で様式を同一ドキュメント内に複製する。
  3. 郵便番号などの同一種類テキストワークフレームを連結する。
  4. Excelの住所録の内、郵便番号等の同一種類の列を選択し、コピーする。
  5. InDesignの該当テキストフレームに貼り付ける。
  6. 1セルごとに改行された状態でフレーム内に貼り付きます。

データを流した後でも一括フォント変更などが可能で、急ぎの変更にも耐えられるので、自分的にはこの操作を多用します。

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