メールのひな形、署名などを使い入力を省力化して、作成時間を短縮する

定型文の多いメールなら時短可能です。定型文はクリックで入力しましょう。

Registered 2022.09.14 Update 2023.05.21  自己防衛:必須なIT知識とQ&A

目次

メールのひな型を登録する

予めメールのひな形を作り、メール作成時に様式を呼び出し、必要な部分だけ入力して送信できます。
似たような内容のメールを頻繁に送る方にお勧めです。

データ送付用のメールひな形を作りたいな、と思った時は新規作成画面で以下のようなテキストを入力します。


株式会社●●●●　ご担当者様

いつも大変お世話になっております。
biboma管理人のびぼまです。

▲▲▲▲のデータを送付いたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

--------------------------------------------
biboma-びぼま(旧みうのミニ講義) 管理人びぼま
uri  http://biboma.com/
mail XXXX@biboma.com

これをテンプレートとして保存します。

呼び出し時はアプリにもよりますが、以下のどちらかに対応していると思います。

テンプレートの修正は、変更したいテンプレート開いて修正し、再度テンプレートとして保存すればOKです。

メールの署名を使う

本文の最後に送信者の氏名、所属、連絡先などの署名を入れますが、いちいち手入力していないと思います。

大抵のメールアプリのオプションには「署名」機能があります。
複数の署名を扱えるもの、送信者ごとに設定できるもの、1つしか登録できないアプリなど様々ですが、最低でも1つは登録できます。

署名機能を有効にして署名を登録しておくと、新規メール作成時に署名が入力された状態で画面が開きます。

入力で使用中のIME（入力方法編集プログラム）に単語登録する

お使いの入力システム（IME）に「単語登録」機能があります。
例えば「ひんかん」と入力して変換すると「品質管理」が選択候補にでてくる。こんな使い方ができます。

メールでよく使う定型文を短く区切って登録しておくと大変便利です。

時短で稼いだ時間はチェックに回す

メールのひな形や署名機能、単語登録で入力を簡略化できると時間が余ります。
この時間で誤送信をしないチェックや、短く分かりやすい文章になっているかなどを確認してください。
焦って送られたメールの文章は意味不明で、受信側から問い合わせしなければならず、時短の意味がなくなります。

また、メールの様式が古くなっている可能性もあります。
企業ロゴが変わったのに古いロゴを添付して送ってくる人、所属が変わったのに所属名称やメールアドレスが古いままの人など事例を挙げればキリがありません。

IPAの2022年情報セキュリティ白書によると、2020年度Pマーク付与事業者からの事故事例「過失による情報漏洩」は「メール誤送信」がぶっちぎりの上位とあります。

確認だけは怠らないようにしましょう。

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