Registered 2024.02.18 自己防衛:必須なIT知識とQ&A
結論。仕事のメールに奇抜さは不要
「メールの署名が個性的。個性が強すぎて気になります」にも書きましたが、ただの連絡メールにユニークさを求める必要はありません。
必要なことを簡潔に伝えてください。むしろ手短に伝えるメールのほうが好印象を与えます。
なお、サポート系業務では面白いメールを送らなければならない伝統があるようなので、受け取っても気分を害する必要はありません。反応するだけ野暮です。
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このページでは実際にあった事例を挙げているため、古の笑える事例も含みます。
なお、笑るのは受け取った側で、実際に部下が送ったら卒倒しそうなもの含みますので、読む方はご注意ください。
有限会社と株式会社などの間違い、社名の間違い、送付相手の役職や氏名の間違いはあってはいけない間違いです。
斉藤さん斎藤さん齋藤さん、渡辺さん渡邊さん渡邉さんなど漢字の間違いもあってはいけません。が、実際はあります。
うっかりミスしてはいけない部分なので、送信前に最終確認してください。
読み手によって区切り位置が変わる文章を書くと問題が発生するため、句点（。）と読点（、）の使い分けが推奨されています。
また、長文を読むことに慣れない人は集中力が持続しせず、時には読むことはできても理解ができない方もいます。そのため、要点を手短にまとめることが推奨されています。
なお、老眼が入った人や判断力が鈍った人の文章は文字間を広げるための読点や空白スペースが多い傾向にあります。
「要点がまとまった文章を書く方法」はネット検索で容易に探すことができます。無料で手に入る情報でも構わないので、まとめ方を学習しましょう。
ChatGPTのようなAIツールは特有の文章になるので、必ず自身で書き換えを行うことをお勧めします。
1文の長さや改行位置は端末及びメール作成画面、フォントサイズによって個人差が出ます。
例えば、同一人物から送信されたメール文章でもスマホ送信とパソコン送信では、改行位置や文章の長さで気が付きます。
適切な句読点や文章量の判別つかない時は、社内の人にスマホとパソコンの両方からテスト文章を送ってチェックを受けてみましょう。ただし、老眼を矯正していない人を信用してはいけません。なぜなら自身が見やすいように読点や空白を多用するからです。
「メールやSNSで読点（、）は悪」と考える風潮があるそうですが、個人の付き合いとビジネスでは異なります。
仕事のメールは冷たい感じがするから心を込めた文章が良い。と考え面白メールをくれる方もいますが、かかわる所属先の関係性も考慮し、一般的で無難な文章をお勧めします。
また、読点（、）を空白に置換する、または読点や空白を多用する人は老眼の人に多い傾向です。
できれば眼鏡などの補助器具で矯正してほしいですが、どうにかなりませんかね。
「1件のメール中に別件を複数入れると受信相手に内容の取り違えを誘発する」事例が多々あり、一般的に嫌われる行為として挙げられています。
似た内容の案件だからと言って1通のメールに詰め込んで、送信者自身が混乱して指示ミスを連発した事例もあり、私は推奨してません。
しかし、「複数件のメールを送ると受信相手に悪いから1つにまとめよう」と気遣いする方もおります。
誤った気遣いなのでやめましょう。
というか、このタイプの人は「XXXのメールを送りましたが確認いただけましたか？」と未送信メールの確認をするので本当に迷惑です。
1件のメールで事が済む内容を「これも書かなきゃ」と思い出したタイミングでポイポイ連投する方に遭遇すると「この担当さんは大丈夫か？焦ってミスしそうな人だな」と思います。
また、返信タイミングと合わずに情報の混乱を招く恐れも頻繁に発生します。
必要な情報をまとめてから送りましょう。
急ぎの案件なら必要最低限を1通目で伝え、2通目で本題を送ってもいいでしょう。
というかそうしてもらえると助かります。
受信側が相手しているのは一人ではありませんからね。
某アプリのサポートさんのメールにありましたが、SNSじゃないです。
ハッシュタグは何に使うのでしょうか。メール検索でしょうか。
Gmailで検索に使えるのは知っていますが、それってあなたの検索に必要なだけで受信側は関係ありませんよね。と思っています。
また、某サポートの方は「#」をコメント文の最初に書いていました。そういうプログラム言語もありますが、これはメールです。
受信側から要望がない限り、混乱のもとになるので入れ無いのが無難です。
私用と混同している方にありがちです。 業界によってはありかもしれませんが、初めての相手には送らないでください。
文化の違いもありますが、一般的なビジネスで「ごめんなさぃ」や「すぃません」は無いです。
某アプリのサポートデスクからの返信にあったとき、会社のおしゃべりさんに「XXXは面白いメールを送る企業だ」と情報共有しましたが、真面目人間の上司は苦情の連絡を入れていました。
例えば「Pマーク」ならプライバシーマークとわかりますが、縁のない方はプライバシーマークすら知りません。
「PC」がパソコン（パーソナルコンピュータ）と理解してるかどうかは属するコミュニティや知識によります。
「ググる」は英語の辞書に掲載されて久しく、日常会話でも使うので通じます。しかし、ビジネスメール文章内で見ることは稀で、某サポートのメールで見たくらいです。
長文メールは悪ですが、ビジネスの場で一部のコミュニティで使う略語を駆使することはやめましょう。
といっても業界によってはありかも知れないので、初めての相手には送らず、様子見してから使うことをお勧めします。
イベントごとなら百歩譲るかもしれませんが、通常業務でゴテゴテメールはいりません。
企業によっては「HTMLメールによる攻撃」を警戒して表示を無効にしていることもあります。
HTML形式のメールを表示しない設定ではテキスト表示となり、「メール内の赤文字を参照」と書かれても赤文字が無いので意味不明です。
基本的にテキストで意味が分からない文章になる場合は、添付ファイルの利用を推奨します。
メールアプリの返信機能を使い、メール本文を書いてタイトルの編集を忘れて送信したときのあるある現象です。
送信ボタンを押す前に今一度、タイトルと本文、送信先を確認してください。
「1通で送れる内容を思い立った都度送信する」ケースと同時の場合、受け取った側は「担当者を変えてもらおうかな」とか思います。
「メールの署名が個性的。個性が強すぎて気になります」にも書きましたが、ただの連絡メールにユニークさを求める必要はありません。
必要なことを簡潔に伝えてください。むしろ手短に伝えるメールのほうが好印象を与えます。
なお、サポート系業務では面白いメールを送らなければならない伝統があるようなので、受け取っても気分を害する必要はありません。反応するだけ野暮です。
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