Excelで進捗管理をするときに覚えておきたいこと

Excelで進捗管理したい時に覚えておくべきこと。Excelで実用できる進捗管理の事例紹介。

Registered 2022.08.19 Update 2023.05.21  技術習得:業務系アプリQ&A,独自開発

目次

Excel以外の進捗管理アプリがおすすめ

頁のタイトルに矛盾するかもしれませんが、システム開発や操作性を考えると既存のアプリがおすすめです。

他人が作ったものなので自力でメンテナンスしなくて良いのです。

また、Excelでの開発には知識と時間が掛かるので、既存システムはコスト面で安く済むことが多いです。

問題は理想とする機能や操作性をすべて網羅していないので、妥協が必要なことですね。

進捗管理方法を検討するたたき台はExcelでもOK

既存アプリを使うとしても、無料アプリならともかく有料をいきなり買いたくない。試用版もない。

そんな時はExcelで自分の考えのままに作ってみるのも良いでしょう。

VBAを使ってまで動かす必要はありません。項目をセルに書き出し、並べ替えは手動。もしくはテキストボックスなどのオブジェクトを付箋のように使ってもOKです。たたき台なのでおしゃれにする必要もありません。

実際に運用することで必要な機能が見えてきます。

私は文具好きなのでノートや付箋をたくさん使って検討します。新しい商品を試す理由にもなります。

Excelで進捗管理表を運用する（非推奨）

Excelでの進捗管理表をおすすめしない理由は以下のとおりです。

Excelの関数、フォーム機能、入力制限、ピボットテーブル、Excelデータベースなどを駆使しても限界があります。

要求が多いほどVBAでアプリ化するノリで作ることになります。

Excelで進捗管理表を作ったけど使わなくなった例

実務においてExcel進捗管理表は何度も作り直して運用しながら使い続けるより、没になったケースが多いです。

Excelアレルギー、Excel嫌いの存在

Excelを見るのも触るのも嫌という人は多いです。起動すらしたがらないので、閲覧も難しいです。当然、入力も他人に押し付けるので、使える人の負荷が大きくなり、生産性が落ちるので運用自体が没になります。

短気な人が多い

一年使い続ければ過去の情報が資産になり、要求に対応したバージョンアップも見込めます。

しかし、そこまで使う気のない人も多く、それが役職付きなら「使う理由がわからないから没」と発言して没になります。

設計倒れ、願望が多すぎる要求

システム設計を知らない人が言いたい放題要求、誰もが色々な方向から好き勝手な要求をするため、最初の仕様作りでグダグダ。

無理にすすめてシステムを作ってはみたものの、要求を満たさない・要求とは異なると没になる。

そして新しいシステム案が出て、無限ループに陥る。

よくあるケースです。

実用的なExcel進捗管理表の例

私が作成もしくは作成に関わり、今でも使っているExcel進捗管理表に共通するのは「仕様作成時に使用する情報を把握している。限定的な利用である。使用者と権限が決まっている」など限られた条件があるものです。汎用的なものより限定的なものが残りやすいです。

もし、Excelで進捗管理するなら、参考にしてください。

機能を限定した進捗管理

今まで勤めてきた、または現在勤めている会社ではExcel（VBA含む）で動いている進捗管理表があります。

そのいずれも運用が成功したものは必要最低限の機能を搭載し、すべての進捗を一元管理しないものです。

例えば建設コンサルでは既存の業務リストと特記仕様書の工程を組み合わせました。各業務の大まかな流れを把握するためのもので、担当者ごとの状況などは含みません。

ポスターなどの制作現場では部署ごとに進捗表があります。部署間を繋ぐものは、やはり大雑把なものです。

進捗管理表を1つのファイルにまとめることはしません。

私が自分のために作った進捗管理表

私専用の進捗管理表があります。

これは会社内での自身のスケジュール、各業務の進捗を履歴管理できるものです。

マニュアル、よくアクセスするファイルやフォルダへのリンク等も搭載しているので、「急に私がいなくなってもこれを見れば誰でも現状把握できるもの」です。たぶん。

社会人1年目に他部署で誰かが突発的な休みを取得しパニックになったことがあり、それを見て作るようになりました。

何度も作り直し、何十回目かの変遷を経て、概ね落ち着いた感じです。



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