Excelで管理表を量産した方、使っていますか-biboma

ISO導入で感じた管理表の無駄

「ISOを導入すると書類が増え、作業も増える」という本末転倒なことはよくあります。

なぜ無駄な作業が増えるのか。

もともと存在しなかったものが増えるので、当然作業は増えます。

しかし、無駄な作業は集中力を低下させミスを誘発やすいので、品質保持と効率化を一緒に実現できない現状に誰もが違和感をおぼえるわけです。

その管理表は現状と合っていますか

増えたチェック表が現況に合わないと無理に辻褄を合わせようとして無駄なあがきをします。これが無駄な作業です。本当に無駄です。

ISO事務業務についていた時は、「これどうにかならないの？」と聞かれましたが、私の一存ではどうにもならず、見直し時に議題に上げるくらいでしたね。

結局のところ、作った管理表が現況に合わないのが問題ではないかと思います。

似た内容の表が複数ありませんか

5個の表を1個にまとめるとかよくある話です。

データベースの概念を取り入れ、入力は1回、見るのは参照にすることを推奨します。
参照表だけ量産しても入力が1つなら面倒は少し解消します。また、入力ミスを減らす意味もあります。

問題点は頭が固く融通の聞かない人物が責任者やそれに近い立場にいること。

「企業にいるなら最新技術についてこい」は無理

新しい様式や技術を取り入れると、年齢性別障害の有無問わず「わたしぃ、わかんなーい」や「若くないから覚えられない」とか言われることが多いです。
これらの言葉の真意は、自分がやりたくないから覚える気すらないという堅い意思表示です。

「やるふりして締め切り後すらやらない人」もいるので、これらの方の対処も検討する必要も生じます。

マニュアル作成や操作説明会を開いても、上記の方々は自ら動きません。押し付けやすい誰かに押し付けるので、IT介護する方々の負担が多くなります。これも無駄な作業を生む理由です。

見やすく簡単に入力できるシステムが必要

管理表にはいつ、だれが、何を入力、何をチェックするかなどを明確にして文書化し、入力は1回、選択式リスト等で入力を簡略化することをおすすめします。

老眼の人、色弱の人など見える環境が異なることも考慮しなくてはならず、押し付け先のIT介護人を作らない運用が必須です。